|
Hvad kan vi?
VisitOdense Conference Service har den viden og kompentence, der skal til for at hjælpe med bl.a. kongresservice, guidede ture, turistinformation og vejledning.
Så hvorfor skal du vælge os?
Ligesom du er ekspert på det faglige område i forbindelse med afholdelse af kongresser, er vi eksperter i den praktiske planlægning og gennemførelse af kongresser.
Ved at benytte dig af kongresservice og overlade hele eller dele af det praktiske arbejde til kongresbureauet, kan du som arrangør trygt passe dit daglige arbejde samt koncentrere dig om den faglige del af konferencen.
Vi hjælper dig med at skræddersy din konference, og gøre det vi er bedst til, så du kan fokusere på det, som du er bedst til.
Hvis du skal booke hotelværelser, mødefaciliteter mv. står vi gerne ganske gratis til rådighed med vejledning og booking.
|
Hvad tilbyder vi?
Vi er i stand til at skræddersy dit arrangement, så det bliver præcis som du ønsker det, og kan bl.a være behjælpelige med følgende: Generelt:
- Rådgivning og vejledning
- Kontakt til relevante netværk, leverandører m.fl.
- Levering af turistinformation til hjemmeside
- Indhentning af tilbud på udarbejdelse af hjemmeside, markedsføringsmaterialer mv.
Vedrørende konferencefaciliteter og overnatning:
- Rådgivning og vejledning
- Booking af konferencested og overnatning
- Håndtering af deltagernes hotelbooking, afbestillinger samt afregning af hotelværelser
Vedrørende registrering:
- Udformning af internetbaseret link som kobles til arrangørens hjemmeside
- Fremsendelse af deltagerlister mv.
- Registrering af tilmeldinger, hotelbookinger, div. arrangementer, workshops, events mm.
- Bekræftelser på registrering pr. mail
- Håndtering af betalinger, fakturering samt opgørelse over indtægter og udgifter
- Besvarelse af henvendelser fra deltagere om registrering samt andre praktiske el. turismerelevante spørgsmål såsom vejviser, transport, overnatningsmuligheder mv.
- Registrering af deltagere på konferencedagen, udlevering af arrangørens konferencemateriale
- Efterregistrering og fakturering af deltagere samt evt. opkrævning af skyldige beløb
- Udarbejdelse af opgørelse med kopier af alle bilag efter konferencen
-
Vedrørende booking af events, oplevelser og transport:
- Rådgivning, samarbejde og booking af events, oplevelser og transport, buskørsel, guidede ture, konferencemiddag, underholdning mm.
- Indhentning af tilbud
- Koordinering og gennemførsel
|
